メールとカレンダーを使った簡単タスク管理術
効率的に仕事をする上で欠かせないのがタスク管理（＝ToDoリスト管理、やること管理）ですが、その方法は人によってさまざまです。筆者のまわりの数人に訪ねただけでも、以下のように多種多様な回答が返ってきました。
- メモ帳アプリに箇条書きして、終わったら消す。
- 仕事用の手帳に書いて、終わったら打ち消し線を引く。
- 付箋に書いてパソコンのモニタに貼り、終わったら剥がす。
- タスク管理の専用ソフト（アプリ）を使う。
筆者はこれまでにさまざまなタスク管理アプリを使ってきましたが、作業中に常時起動するアプリを最小限にしたいという理由から、現在はメールとカレンダーだけを使ったシンプルな方法に落ち着いています。
今回は筆者がここ数年実践している、メールとカレンダーを使った無料で簡単にできるタスク管理術を紹介したいと思います。
タスク管理の流れ
今回紹介するタスク管理の流れは以下のとおりです。
- Googleカレンダーにタスクを登録する。数日かけて行う作業の場合は、1日で収まるボリュームになるように細分化する。
- その日にやるべきこと（＝タスク）が毎朝メールで届く。
- タスクが完了したらタスクの通知メールを受信トレイからアーカイブする。
- 受信トレイが空になったらその日のタスクは完了。
カレンダーアプリに「Googleカレンダー」、メールソフトに「Gmail」を使用していますが、カレンダーの予定をメール通知する設定が可能であれば、他のカレンダーアプリとメールソフトでも問題ありません。普段使っているソフトを使ったほうがよいでしょう。
カレンダーの設定
まずはGoogleカレンダーで新規カレンダーを作成し、メール通知の設定を行います。
タスク管理用のカレンダーを作成する
Googleカレンダーではスケジュールの種類ごとに複数のカレンダーを作成できます。まずはタスク管理用の新しいカレンダーを作成しましょう。
画面右上の歯車アイコンをクリックして設定画面を開き、「カレンダーを追加」 > 「新しいカレンダーを作成」をクリックします。カレンダーの名前を入力して、「カレンダーの作成」ボタンをクリックするとカレンダーの作成が完了して、画面左側にさきほど作成したカレンダーが表示されます。ここでは例としてカレンダーの「タスク管理カレンダー」という名前のカレンダーを作成しました。
作成したカレンダーでメール通知の設定をする
続いて、画面左側の「タスク管理カレンダー」をクリックしてカレンダーの設定画面を開き、「終日の予定の通知」の「＋通知を追加」ボタンをクリックして、「メール 0日前の6:00」という設定を追加します。これにより、予定の当日の午前6時に自分のGmailアドレス宛にメールが届くようになります。
ちなみに似たような設定項目に「予定の通知」という項目がありますが、こちらは「時刻を指定して登録したスケジュール」の通知に関する項目なので今回は使用しません（理由は後述します）。
タスク登録とメールチェック
カレンダーの設定が完了したら準備は完了です。カレンダーにタスクを登録して毎朝メールを確認しましょう。
カレンダーにタスクを登録する
Googleカレンダーのカレンダー画面に戻り、予定（タスク）を登録していきます。カレンダーの空白部分をクリックすると予定の入力画面がポップアップで開くので、タイトル・説明などの必要次項を入力し、最後に「保存」をクリックすれば予定の登録は完了です。
ここで注意したいのは、各予定の時間を指定せずに終日の予定として登録することです。終日の予定として登録した場合は、朝の6時に通知メールがまとめて届きますが、時間を指定した場合は「予定開始時刻の◯分前」に通知メールが届くためです。今回は「朝一番にメールの受信トレイを開くだけでその日のタスク一覧がまとめて確認できる」という環境を作りたいので、すべての予定を「終日の予定」として登録したほうが、タスク管理がしやすいのです。
メールでタスクを確認し、作業が完了したらアーカイブする
カレンダーの設定および予定の登録が正常にできていれば、予定当日の朝6時に、その日のタスクがまとめてメールで届きます。タスクが完了したら受信トレイからアーカイブすれば作業は終了です。
きちんとスケジュールどおりに仕事が進められていれば、毎日の仕事が終わるときに、受信トレイが空になっているはずです。もしそうならないときは、作業日程を多めに確保したり、タスクを細分化するなどして、できるだけ受信トレイにメールが残らないように工夫してみてください。慣れてくると、受信トレイのメールをアーカイブしてすることがどんどん楽しくなってきます。
タスク管理をシンプルにしたい方におすすめ
このタスク管理方法の良い点は、普段使用するメールとカレンダーだけでタスク管理ができ、余計なアプリやソフトをインストールする必要がないことです。また、仕事の内容が履歴としてカレンダーに残るため、過去にどのような仕事をしたかがすぐにわかります。
タスク管理を行うためのアプリやソフトは数多くありますが、これらは多機能である反面、操作方法を覚えるのが時間がかかるというデメリットもあります。まずはいつも使っているソフトでシンプルにタスク管理をしてみようと考えている方は、ぜひカレンダーとメールを使ったタスク管理を試してみてください。
